Verplichte gegevens op een factuur: checklist 2026
Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen. Welke gegevens zijn verplicht? Wat als je een fout maakt? Compleet overzicht met checklist voor 2026.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Op een factuur in Nederland zijn de volgende gegevens wettelijk verplicht (volgens artikel 35a Wet OB): naam en adres van zowel verkoper als koper, het btw-identificatienummer van de verkoper, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de eenheidsprijs exclusief btw, het toegepaste btw-tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag. Het KvK-nummer is niet wettelijk verplicht maar wel sterk aanbevolen voor je herkenbaarheid en wordt door de meeste ondernemers vermeld. De Belastingdienst controleert op de wettelijke eisen — als je factuur er niet aan voldoet, kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken en riskeer je zelf een boete. Met boekhoudsoftware zoals Giroo worden je bedrijfsgegevens en btw-nummer automatisch ingevuld en is de factuurnummering altijd opeenvolgend. Stuur je facturen naar het buitenland? Lees dan ook ons artikel over facturen in het Engels.
Checklist: dit moet op je factuur
1. Gegevens van de verkoper
- Volledige naam en adres
- BTW-identificatienummer (formaat: NL000000000B01) — wettelijk verplicht
- KvK-nummer — niet wettelijk verplicht, wel aanbevolen voor herkenbaarheid en zakelijke geloofwaardigheid
2. Gegevens van de koper
- Volledige naam en adres
- Bij intracommunautaire levering: BTW-identificatienummer van de koper
3. Factuurnummer
- Een uniek, opeenvolgend nummer
- Mag letters bevatten (bijv. F2026-001)
4. Factuurdatum
- De datum waarop de factuur is uitgereikt
5. Omschrijving
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid en aard van de goederen, of de omvang van de diensten
6. Prijsinformatie
- Eenheidsprijs exclusief BTW
- Eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn verwerkt
- Totaalbedrag exclusief BTW
7. BTW-informatie
- Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%)
- Het BTW-bedrag
- Bij vrijstelling of verlegging: de reden (bijv. "BTW verlegd" of "KOR toegepast")
Veelgemaakte fouten
- Ontbrekend BTW-identificatienummer — wettelijk verplicht en essentieel voor BTW-aftrek bij je klant
- Geen opeenvolgende nummering — de Belastingdienst controleert hierop
- Te vage omschrijving — "werkzaamheden" is niet voldoende
- Verkeerd BTW-tarief — controleer of je het juiste tarief hanteert
- Creditfactuur niet goed verwerkt — verwijs altijd naar de oorspronkelijke factuur
Fout op een factuur?
Stuur een creditfactuur voor het oorspronkelijke bedrag en maak een nieuwe factuur aan. Pas ook je boekhouding aan.
Facturen in Giroo
Met Giroo maak je facturen die automatisch aan alle wettelijke eisen voldoen. Je bedrijfsgegevens, BTW-nummer en KvK-nummer worden automatisch ingevuld. Factuurnummering is opeenvolgend en je kunt je facturen in je eigen huisstijl opmaken.
Betaalt je klant niet op tijd? Lees dan onze tips over het versturen van betalingsherinneringen. En bereid je voor op elektronisch factureren (e-facturatie) dat binnenkort verplicht wordt.