Betalingsherinnering versturen: tips en voorbeeldteksten
Klant betaalt niet op tijd? Leer hoe je effectieve betalingsherinneringen verstuurt. Inclusief voorbeeldteksten voor eerste, tweede en laatste aanmaning.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een schriftelijk bericht aan een klant die de betalingstermijn op een factuur heeft overschreden. In Nederland volg je doorgaans een oplopend proces: een vriendelijke eerste herinnering na 3–5 dagen, een zakelijke tweede herinnering na 14 dagen en een formele laatste aanmaning na 30 dagen. Vanaf de laatste aanmaning mag je wettelijke incassokosten in rekening brengen (minimaal € 40). Een effectieve herinnering vermeldt altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke betalingstermijn en een nieuwe deadline. Met boekhoudsoftware zoals Giroo automatiseer je het hele herinneringsproces — je stelt in na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd en Giroo doet de rest.
| Stap | Timing | Toon |
|---|---|---|
| 1e herinnering | 3–5 dagen na deadline | Vriendelijk |
| 2e herinnering | 14 dagen na deadline | Zakelijk |
| Laatste aanmaning | 30 dagen na deadline | Formeel |
| Incasso | 45+ dagen | Juridisch |
Tips voor effectieve herinneringen
1. Wees tijdig
Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om betaald te krijgen. Stuur je eerste herinnering binnen een week na het verstrijken van de deadline.
2. Wees duidelijk
Vermeld altijd:
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke betalingstermijn
- Een nieuwe deadline voor betaling
3. Maak het makkelijk
Voeg een betaallink toe (iDEAL of overschrijving) zodat je klant direct kan betalen.
4. Escaleer geleidelijk
Begin vriendelijk — misschien is de factuur over het hoofd gezien. Wordt het niet betaald? Escaleer dan de toon.
5. Automatiseer
Met boekhoudsoftware zoals Giroo automatiseer je het hele herinneringsproces. Je stelt in na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd, en Giroo doet de rest.
Voorbeeldteksten
Eerste herinnering (vriendelijk)
"Beste [naam], hierbij herinneren wij u vriendelijk aan factuur [nummer] van [datum] ter hoogte van € [bedrag]. De betalingstermijn is op [datum] verstreken. Waarschijnlijk is dit aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het bedrag binnen 7 dagen over te maken."
Tweede herinnering (zakelijk)
"Geachte [naam], ondanks onze eerdere herinnering hebben wij nog geen betaling ontvangen voor factuur [nummer] van € [bedrag]. Wij verzoeken u dringend het openstaande bedrag binnen 7 dagen te voldoen. Bij uitblijven van betaling zijn wij genoodzaakt verdere maatregelen te nemen."
Laatste aanmaning (formeel)
"Geachte [naam], tot op heden hebben wij, ondanks herhaalde verzoeken, geen betaling ontvangen voor factuur [nummer]. Het openstaande bedrag bedraagt € [bedrag]. Wij stellen u hierbij voor de laatste maal in de gelegenheid om binnen 7 dagen te betalen. Bij het uitblijven van betaling zullen wij de vordering overdragen aan een incassobureau. De hieraan verbonden kosten komen voor uw rekening."
Wettelijke incassokosten
Vanaf de laatste aanmaning mag je wettelijke incassokosten in rekening brengen:
| Openstaand bedrag | Incassokosten |
|---|---|
| Tot € 2.500 | 15% (min. € 40) |
| € 2.500 – € 5.000 | € 375 + 10% over het meerdere |
| € 5.000 – € 10.000 | € 625 + 5% over het meerdere |
Automatisch herinneren met Giroo
In Giroo stel je in na hoeveel dagen een herinnering automatisch wordt verstuurd. Je kiest de toon en tekst, en Giroo houdt bij welke klanten herinnerd zijn. Je openstaande posten overzicht laat direct zien wie er te laat is.
Lees ook onze tips om je cashflow te verbeteren en bekijk de facturatiemodule van Giroo.