Factuur in het Engels: verplichte vermeldingen en BTW-regels
Moet je een factuur sturen naar een buitenlandse klant? Lees welke gegevens verplicht zijn, hoe BTW-verlegging werkt en download handige Engelse termen voor je factuur.
Wanneer stuur je een Engelse factuur?
Een Engelse factuur (invoice) is een factuur die je opstelt in het Engels voor buitenlandse klanten. Het is niet wettelijk verplicht, maar professioneel en voorkomt misverstanden. De factuur moet wel voldoen aan dezelfde wettelijke eisen als een Nederlandse factuur: naam en adres van beide partijen, btw-identificatienummers, factuurnummer, omschrijving, bedragen en btw-informatie. Een KvK-nummer is niet wettelijk verplicht maar wel aan te raden. Bij diensten aan EU-ondernemers (B2B) verleg je de btw en vermeld je "VAT reverse charged" op de factuur. Bij export buiten de EU factureer je met 0% btw. De Belastingdienst accepteert facturen in het Nederlands, Engels, Duits en Frans. Met Giroo kies je de taal per klant en worden de juiste btw-regels automatisch toegepast op basis van het land van je klant.
Bron: Belastingdienst — Extra factuureisen bij diensten
Verplichte gegevens op een factuur
Elke factuur — ook in het Engels — moet voldoen aan de wettelijke eisen uit de Wet op de omzetbelasting. Hieronder de verplichte vermeldingen met de Engelse vertaling:
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Factuurnummer | Invoice number |
| Factuurdatum | Invoice date |
| Naam en adres van je bedrijf | Company name and address |
| BTW-identificatienummer | VAT identification number |
| Naam en adres van de klant | Customer name and address |
| Omschrijving van de dienst/goederen | Description of services/goods |
| Hoeveelheid en eenheidsprijs | Quantity and unit price |
| Totaalbedrag exclusief BTW | Total amount excl. VAT |
| BTW-tarief en BTW-bedrag | VAT rate and VAT amount |
| Totaalbedrag inclusief BTW | Total amount incl. VAT |
| Betalingstermijn | Payment terms |
| KvK-nummer | Chamber of Commerce number |
BTW-regels bij buitenlandse klanten
Diensten aan EU-ondernemers (B2B)
Als je diensten levert aan een ondernemer in een ander EU-land, is de hoofdregel dat de BTW wordt verlegd naar de afnemer. Je factureert zonder BTW en vermeldt op de factuur:
- Het BTW-identificatienummer van jou én je klant
- De tekst: "VAT reverse charged" of "BTW verlegd"
Belangrijk: Controleer altijd het BTW-nummer van je klant via het VIES-systeem van de Europese Commissie.
Goederen aan EU-ondernemers (intracommunautaire levering)
Bij levering van goederen aan een EU-ondernemer met geldig BTW-nummer factureer je met 0% BTW. Vermeld op de factuur:
- Beide BTW-identificatienummers
- "Intracommunautaire levering — 0% VAT" of "Intra-Community supply — 0% VAT"
Diensten aan particulieren in de EU
Bij diensten aan particulieren in andere EU-landen geldt in de meeste gevallen Nederlandse BTW. Je factureert dan gewoon met 21% of 9% BTW.
Klanten buiten de EU
Bij export van goederen of diensten aan klanten buiten de EU factureer je met 0% BTW. Vermeld: "Export — 0% VAT".
Handige Engelse termen voor je factuur
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Factuur | Invoice |
| Offerte | Quotation / Quote |
| Creditfactuur | Credit note |
| Vervaldatum | Due date |
| Betalingsvoorwaarden | Payment terms |
| Omschrijving | Description |
| Aantal | Quantity |
| Eenheidsprijs | Unit price |
| Subtotaal | Subtotal |
| BTW | VAT (Value Added Tax) |
| Korting | Discount |
| Netto bedrag | Net amount |
| Bruto bedrag | Gross amount |
| Openstaand bedrag | Outstanding amount / Balance due |
| BTW verlegd | VAT reverse charged |
| Intracommunautaire levering | Intra-Community supply |
| Bankgegevens | Bank details |
| IBAN | IBAN |
| Betalingsreferentie | Payment reference |
Veelgestelde vragen
Moet mijn factuur in het Engels?
Nee, dat is niet verplicht. Maar het is professioneel en praktisch bij buitenlandse klanten. De Belastingdienst accepteert facturen in het Nederlands, Engels, Duits en Frans.
Moet ik mijn KvK-nummer vermelden op een Engelse factuur?
Het KvK-nummer (Chamber of Commerce number) is niet wettelijk verplicht op de factuur, maar wel aan te raden — buitenlandse klanten gebruiken het ter verificatie van je bedrijf. Wel verplicht is het BTW-identificatienummer.
Welke valuta mag ik gebruiken?
Je mag factureren in elke valuta. Het BTW-bedrag moet je in je administratie echter altijd omrekenen naar euro's tegen de wisselkoers op de factuurdatum.
Engelse facturen met Giroo
Met Giroo maak je eenvoudig facturen in je eigen huisstijl — ook in het Engels. Kies de taal per klant, stel je standaard betalingsvoorwaarden in en Giroo vult automatisch de juiste BTW-regels in op basis van het land van je klant. Bekijk de facturatiemodule.