Eén werklijst voor alle klanten van het kantoor

De Control Room toont de complete werkvoorraad van het kantoor in één scherm. Alle administraties staan erin, verdeeld over drie werkruimtes. Operatie laat zien wat er vandaag moet gebeuren. Controle laat zien of de administraties kloppen. Advies laat zien bij welke klant een gesprek iets oplevert.

De werkvoorraad van het accountantskantoor in drie werkruimtes

Elke nacht controleert Giroo alle klantadministraties op ruim veertig risicosignalen. Denk aan een btw-aangifte die te laat dreigt te worden, een banksaldo dat lager is dan de btw-schuld, een verlopen machtiging, dubbel geboekte kosten of een bankkoppeling die geen mutaties meer doorgeeft. Elk signaal krijgt een score op basis van prioriteit, bedrag, ouderdom en deadline. Het resultaat is één werklijst voor het hele kantoor, gesorteerd op urgentie. De werklijst is verdeeld in vier categorieën. Nu, Deze week, Kan wachten en Op koers. Een kritiek signaal of een deadline binnen zeven dagen zet een dossier in de categorie Nu. De drempels van de signalen stelt het kantoor zelf in. Signalen kunnen worden toegewezen aan een behandelaar en tijdelijk worden geparkeerd. In Operatie staan de tegengehouden boekingen, de openstaande vraagposten en de aangiftes die klaarstaan voor akkoord. Een medewerker werkt de lijst af voor alle klanten tegelijk, zonder administratie voor administratie te openen. Vanuit de Control Room start het kantoor ook acties voor tientallen klanten in één keer, zoals een nieuwe controleronde, een rapport met vraagposten, betalingsherinneringen of een bericht over een bankmachtiging die bijna verloopt. In Controle toetst Giroo de administraties en de btw-aangiftes. Een btw-aangifte die niet aansluit op de omzet of een tussenrekening die niet leeg is, staat hier met het bedrag erbij. Vanuit dezelfde regel start je de btw-controle of open je de administratie. Zo grijp je in voordat de aangifte de deur uitgaat. In Advies staan de advieskansen die uit de cijfers naar voren komen. Denk aan een bv die boven de vpb-opstap uitkomt, een DGA-loon onder de norm, onbenutte investeringsaftrek, vrije ruimte in de werkkostenregeling, een te lange betaaltermijn bij debiteuren of een te grote afhankelijkheid van één klant. Bij elke kans staat het wetsartikel. Voor het klantgesprek maak je een draaiboek met prognose, belastingraming en liquiditeitsoverzicht, als PDF of Excel. Per administratie zie je wat de kansen bij elkaar opleveren. En elke ochtend staat er een kantoorbriefing in gewone taal voor je klaar.

Wat het oplevert

De planning volgt uit het werk zelf. Een partner ziet per medewerker en per klant wat er openstaat. En het advieswerk, waarmee een kantoor zich onderscheidt, komt vanzelf op de agenda omdat de kansen zichtbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Werkt de Control Room voor alle onderdelen?

Ja. Giroo Administration, Giroo Tax en Giroo Payroll voeden dezelfde werklijst.

Welke signalen worden gecontroleerd?

Ruim veertig. Bijvoorbeeld een btw-aangifte die niet aansluit, een dubbel ingevoerde factuur, een bankkoppeling die geen mutaties meer doorgeeft, een sterk gedaalde omzet, een nieuwe grote leverancier, ontbrekende afschrijvingen, vervallen debiteuren en boekingen na een al ingediende btw-aangifte.

Kunnen we taken toewijzen aan medewerkers?

Ja. Elk signaal krijgt een behandelaar en kan tijdelijk worden geparkeerd.