Elektronisch factureren (e-facturatie): wat verandert er en hoe bereid je je voor?
De EU verplicht e-facturatie voor B2B-transacties. Lees wat e-facturatie is, wanneer het verplicht wordt, wat Peppol is en hoe je je voorbereidt.
Wat is e-facturatie?
Elektronisch factureren (e-facturatie) is het versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat (zoals UBL of Peppol BIS) dat automatisch door software verwerkt kan worden — zonder handmatige invoer. Een PDF-factuur per e-mail is dus géén e-factuur. De Europese Commissie verplicht e-facturatie stapsgewijs voor B2B-transacties binnen de EU via het ViDA-voorstel (VAT in the Digital Age). In Nederland is e-facturatie nu al verplicht bij leveringen aan de overheid. België verplicht B2B e-facturatie per 1 januari 2026; Nederland volgt naar verwachting in 2028–2030. Het standaardnetwerk is Peppol, waarmee facturen gestandaardiseerd en versleuteld worden uitgewisseld. Het factuurformaat UBL bevat alle verplichte gegevens in een vast XML-formaat. Met Giroo verstuur je al facturen in UBL-formaat en bereid je je voor op de toekomstige verplichting.
Verschil: e-factuur vs. digitale factuur
| E-factuur | Digitale factuur (PDF) | |
|---|---|---|
| Formaat | Gestructureerd (UBL/XML) | Ongestructureerd (PDF) |
| Automatisch verwerken | ✅ Ja | ❌ Nee (handmatig of OCR) |
| Machine-leesbaar | ✅ Ja | ❌ Beperkt |
| Voldoet aan EU-norm | ✅ Ja | ❌ Nee |
Waarom wordt e-facturatie verplicht?
De Europese Commissie heeft in het kader van het ViDA-voorstel (VAT in the Digital Age) plannen om e-facturatie verplicht te stellen voor B2B-transacties binnen de EU. De belangrijkste doelen:
- BTW-fraude bestrijden — real-time rapportage maakt fraude moeilijker
- Administratieve lasten verlagen — automatische verwerking bespaart tijd
- Harmonisatie — één Europese standaard voor alle lidstaten
Bron: Rijksoverheid — Beantwoording Kamervragen over verplichte e-facturatie (september 2025)
Tijdlijn: wanneer wordt het verplicht?
De exacte invoeringsdatum voor Nederland is nog niet definitief vastgesteld. De verwachte planning:
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| Nu | E-facturatie verplicht bij leveringen aan de overheid (Rijksoverheid, gemeenten, provincies) |
| 2026-2027 | EU-lidstaten mogen e-facturatie verplicht stellen voor binnenlandse B2B |
| 2028-2030 | Verwachte EU-brede verplichting voor grensoverschrijdende B2B (ViDA) |
| Daarna | Mogelijk ook verplicht voor binnenlandse B2B in alle lidstaten |
Wat weten we zeker?
- België verplicht B2B e-facturatie al per 1 januari 2026
- Nederland volgt naar verwachting in de jaren daarna
- De EU werkt aan een verplicht real-time rapportagesysteem voor BTW
Let op: De planning kan wijzigen op basis van Europese besluitvorming. Houd de Rijksoverheid en de Belastingdienst in de gaten voor actuele informatie.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is het netwerk en de standaard voor het uitwisselen van e-facturen. Het werkt als volgt:
- Je stuurt een factuur vanuit je boekhoudsoftware
- De factuur wordt via een Peppol Access Point verstuurd naar het Peppol-netwerk
- Het Peppol-netwerk bezorgt de factuur bij het Access Point van je klant
- De klant ontvangt de factuur automatisch in zijn software
Voordelen van Peppol
- Gestandaardiseerd — werkt met alle aangesloten systemen
- Veilig — versleutelde communicatie
- Betrouwbaar — ontvangstbevestiging
- Internationaal — werkt in heel Europa (en daarbuiten)
UBL: het factuurformaat
UBL (Universal Business Language) is het gestandaardiseerde XML-formaat voor e-facturen. Een UBL-factuur bevat alle verplichte gegevens in een vast format:
- Factuurnummer, datum, vervaldatum
- Leverancier- en klantgegevens (incl. BTW-nummers)
- Factuurregels met bedragen, hoeveelheden, BTW-tarieven
- Totalen en betalingsgegevens
Je boekhoudsoftware genereert het UBL-bestand automatisch — je hoeft hier zelf niets voor te doen.
Hoe bereid je je voor?
Stap 1: Controleer je boekhoudsoftware
Zorg dat je software e-facturen kan versturen en ontvangen in UBL-formaat via Peppol. Vraag je softwareleverancier of dit wordt ondersteund.
Stap 2: Registreer je op het Peppol-netwerk
Om e-facturen te ontvangen heb je een Peppol-ID nodig. Dit is meestal je KvK-nummer. Je softwareleverancier regelt de aansluiting op een Peppol Access Point.
Stap 3: Zorg dat je klantgegevens compleet zijn
E-facturatie vereist dat je klantgegevens correct en compleet zijn:
- Officiële bedrijfsnaam
- KvK-nummer
- BTW-identificatienummer
- Adresgegevens
Stap 4: Test met een e-factuur
Stuur een testfactuur naar een bekende partij om te controleren of alles werkt.
Veelgestelde vragen
Is een PDF-factuur per e-mail straks niet meer geldig?
Naar verwachting blijft een PDF-factuur nog jaren geldig voor binnenlandse B2B. Maar bij levering aan de overheid is e-facturatie nu al verplicht, en de verwachting is dat B2B volgt.
Moet ik als ZZP'er ook e-facturen versturen?
Zodra e-facturatie verplicht wordt voor B2B, geldt dat ook voor ZZP'ers die aan andere bedrijven leveren. De verwachting is dat er een overgangsperiode komt.
Kost e-facturatie geld?
De meeste boekhoudsoftware biedt e-facturatie aan als onderdeel van het pakket. De kosten zitten in je software-abonnement.
E-facturatie met Giroo
Giroo ondersteunt elektronisch factureren. Met de facturatiemodule maak je professionele facturen die voldoen aan alle wettelijke eisen. Zodra Peppol-ondersteuning beschikbaar is, kun je e-facturen direct vanuit Giroo versturen en ontvangen.