BTW-aangifte doen: compleet stappenplan voor ondernemers
Alles wat je moet weten over BTW-aangifte doen. Van voorbereiding tot indienen bij de Belastingdienst via Digipoort. Inclusief deadlines en veelgemaakte fouten.
Wat is btw-aangifte?
Btw-aangifte is de periodieke opgave van ontvangen en betaalde btw aan de Belastingdienst. Als ZZP'er of MKB-ondernemer in Nederland doe je doorgaans elk kwartaal aangifte. Je geeft op hoeveel omzetbelasting (btw) je hebt ontvangen van klanten (verschuldigde btw) en hoeveel btw je hebt betaald aan leveranciers (voorbelasting). Het verschil draag je af — of je krijgt het terug als je meer hebt betaald dan ontvangen. Indienen gebeurt digitaal via Digipoort, het officiële kanaal van de Belastingdienst. Met boekhoudsoftware zoals Giroo vul je de aangifte automatisch in op basis van je boekingen en dien je direct in vanuit het programma, zonder apart in te loggen bij de Belastingdienst.
Wanneer moet je BTW-aangifte doen?
De Belastingdienst bepaalt of je per maand, per kwartaal of per jaar aangifte doet. Dit hangt af van je omzet en het BTW-bedrag dat je afdraagt:
- Kwartaalaangifte: de meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte (Q1 t/m Q4)
- Maandaangifte: kan door de Belastingdienst worden opgelegd bij grote BTW-bedragen of als je vaak te laat indient
- Jaaraangifte: alleen op verzoek én bij goedkeuring door de Belastingdienst, voor ondernemers met een zeer beperkte BTW-positie. Niet hetzelfde als de kleineondernemersregeling (KOR) — bij KOR doe je juist géén BTW-aangifte
Deadlines BTW-aangifte 2026
| Periode | Deadline |
|---|---|
| Q1 (jan–mrt) | 30 april 2026 |
| Q2 (apr–jun) | 31 juli 2026 |
| Q3 (jul–sep) | 31 oktober 2026 |
| Q4 (okt–dec) | 31 januari 2027 |
Stappenplan BTW-aangifte
Stap 1: Zorg dat je administratie compleet is
Voordat je aangifte doet, moet je administratie up-to-date zijn:
- Alle inkoopfacturen zijn geboekt (met juiste BTW-codes)
- Alle verkoopfacturen zijn verstuurd en geboekt
- Bankafschriften zijn verwerkt en afgeletterd
- Privégebruik is correct geboekt (bijv. auto van de zaak)
Stap 2: Controleer de BTW-rubrieken
De BTW-aangifte bestaat uit verschillende rubrieken. De belangrijkste:
- Rubriek 1a: leveringen/diensten belast met 21% (hoog tarief)
- Rubriek 1b: leveringen/diensten belast met 9% (laag tarief)
- Rubriek 1e: leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast
- Rubriek 2a: leveringen/diensten waarbij de heffing van btw naar u is verlegd
- Rubriek 3a: leveringen naar landen buiten de EU (export)
- Rubriek 3b: leveringen naar landen binnen de EU (intracommunautaire leveringen)
- Rubriek 4a: leveringen/diensten uit landen buiten de EU
- Rubriek 4b: leveringen/diensten uit landen binnen de EU
- Rubriek 5a: voorbelasting (BTW die je zelf hebt betaald aan leveranciers)
- Rubriek 5b: vermindering volgens kleineondernemersregeling
Stap 3: Controleer op fouten
Veelgemaakte fouten bij BTW-aangifte:
- Verkeerde BTW-codes op inkoopfacturen (bijv. 21% in plaats van 9%)
- Vergeten voorbelasting op kleine bonnetjes
- Dubbele boekingen door bankafschriften die al handmatig geboekt waren
- BTW op EU-inkopen niet correct verlegd
Stap 4: Dien in via Digipoort
Met boekhoudsoftware zoals Giroo kun je de BTW-aangifte direct indienen bij de Belastingdienst via Digipoort. Dit bespaart je het handmatig overtypen in het portaal van de Belastingdienst.
Tips voor een foutloze BTW-aangifte
- Boek doorlopend bij — wacht niet tot het einde van het kwartaal
- Gebruik automatische bankkoppeling — zo mis je geen transacties
- Controleer BTW-codes bij import — scan & herken maakt soms fouten
- Bewaar bonnetjes digitaal — de Belastingdienst accepteert digitale bonnen
- Maak een sluitende proefbalans — dit vangt fouten op
BTW-aangifte met Giroo
Met Giroo automatiseer je het grootste deel van dit proces. Je bankkoppeling importeert transacties automatisch, scan & herken verwerkt je inkoopfacturen, en de BTW-aangifte wordt automatisch berekend uit je boekingen. Met één klik verzend je via Digipoort.