Datamigratie bij een softwareovergang: wat je vooraf moet regelen
Wat migreert er wel en niet bij een pakketovergang, wat is het beste moment en welke controlepunten horen in het draaiboek. Met bewaarplicht.
Het korte antwoord
Bij een softwareovergang migreren grootboekschema, relaties, openstaande posten en journaalhistorie doorgaans goed, meestal via een auditfile (XAF). Documentbijlagen, verwerkingsregels en instellingen migreren niet of moeizaam. Wie dat vooraf weet, kan het draaiboek daarop inrichten: de harde cijfers controleerbaar overzetten, en voor de rest bewust kiezen tussen opnieuw opbouwen en bewaren in het oude pakket. De overgang zelf plan je op een jaargrens of desnoods een kwartaalgrens, nooit midden in een tijdvak.
De migratie is meestal niet het moeilijkste deel van een overstap; dat is de keuze van het nieuwe pakket. Maar een slordige migratie kan een goede keuze alsnog verpesten, omdat het vertrouwen van team en cliënten in de nieuwe omgeving in de eerste weken wordt bepaald.
Wat doorgaans wél migreert
- Het grootboekschema. Rekeningnummers en omschrijvingen komen mee via de auditfile of een import. Let op de koppeling met btw-codes: die is pakketspecifiek en moet vrijwel altijd opnieuw worden gelegd.
- Relaties. Debiteuren en crediteuren met naam, adres en btw-nummer. Vervuiling migreert vrolijk mee, dus dit is hét moment om dubbele en slapende relaties op te schonen.
- Openstaande posten. De openstaande debiteuren en crediteuren per overgangsdatum. Dit is de lijst waar cliënten het eerst iets van merken: een aanmaning op een al betaalde factuur is het slechtste begin van een nieuwe omgeving.
- Journaalposten en historie. Via XAF komt de boekingshistorie per jaar mee, bruikbaar voor vergelijkende cijfers en het jaarwerk. Reken er niet op dat alle detail meekomt; zie de volgende sectie.
- Beginbalans. Feitelijk het sluitstuk: de eindbalans van het oude pakket wordt de beginbalans van het nieuwe.
Wat niet of moeizaam migreert
- Documentbijlagen. De gescande facturen en bonnen achter de boekingen zitten niet in een auditfile. Sommige leveranciers bieden een bulk-export met koppelbestand, andere alleen losse downloads. Dit is de grootste verrassing bij de meeste overstappen, dus vraag het uit vóórdat je opzegt. Dit hoort bij de dataportabiliteit die je idealiter al bij de aanschaf regelt, zie Licentiehouderschap.
- Verwerkingsregels en instellingen. Herkenningsregels, terugkerende posten, automatische coderingen, sjablonen: alles wat het oude pakket slim maakte, is pakketeigen en moet opnieuw worden opgebouwd of aangeleerd.
- Historie op regelniveau. XAF bevat veel, maar niet alles: betalingskoppelingen, afletterhistorie, urenregistraties en pakketspecifieke velden gaan meestal verloren of komen plat binnen.
- Gebruikers en rechten. Autorisaties zet je in het nieuwe pakket opnieuw op, en dat is meteen een kans om ze kritisch te bekijken in plaats van jaren aan gegroeide rechten te kopiëren.
De strategische keuze is dus: hoeveel historie zet je actief over? Veel kantoren kiezen ervoor om twee tot drie jaar journaalhistorie te migreren voor vergelijkende cijfers, en de rest af te dekken via leesrechten of een archief van het oude pakket.
Het beste overstapmoment
De jaargrens is het natuurlijke moment. De jaarrekening sluit het oude pakket af, de beginbalans opent het nieuwe, en vergelijkende cijfers zijn per jaar netjes gescheiden. Het nadeel is dat iedereen dat moment kiest: de drukte bij leverancier en kantoor is in december en januari het grootst, en het valt samen met het jaarwerk.
Een kwartaalgrens is het werkbare alternatief, vooral gelijk met een btw-tijdvak: het oude pakket doet de aangifte tot en met het oude kwartaal, het nieuwe begint schoon. Midden in een tijdvak overstappen levert een aangifte op die uit twee systemen moet worden samengesteld, en dat is vragen om aansluitverschillen.
Voor een kantoor dat tientallen administraties overzet, geldt bovendien: niet alles tegelijk. Migreer in golven, te beginnen met een pilotgroep van vijf tot tien administraties waarvan de eigenaren het verdragen dat er iets misgaat. De lessen uit de pilot maken de golven daarna routine.
Draaiboek in fasen
Fase 1: voorbereiding (4 tot 8 weken voor de overgang)
- Exportmogelijkheden oude pakket inventariseren: XAF per jaar, relaties, openstaande posten, documentbijlagen.
- Schoonmaak: relaties ontdubbelen, oude openstaande posten uitzoeken of afboeken, tussenrekeningen leeg.
- Rekeningschema en btw-codes in het nieuwe pakket inrichten, kantoorbreed en niet per administratie apart.
- Proefmigratie van één representatieve administratie, inclusief alle controlepunten hieronder.
Fase 2: de overgang zelf
- Oude periode volledig afsluiten: alle bankmutaties verwerkt, aangifte ingediend, periode geblokkeerd.
- Exports draaien en importeren: schema, relaties, openstaande posten, historie, beginbalans.
- Documentbijlagen veiligstellen, in het nieuwe pakket of in een geordend archief.
Fase 3: controle vóór livegang
Drie aansluitingen zijn verplicht, per administratie, vastgelegd met datum en naam:
| Controlepunt | Wat je vergelijkt |
|---|---|
| Proefbalans | Saldibalans oud pakket per overgangsdatum tegen beginbalans nieuw pakket, tot op de cent |
| Openstaande posten | Debiteuren- en crediteurenlijst oud tegen nieuw, per post en in totaal |
| Btw-posities | Btw-schuld en nog aan te geven bedragen oud tegen nieuw, aansluitend op de laatste aangifte |
Klopt een van de drie niet, dan ga je niet live. Een verschil dat je nu laat lopen, komt terug in elke maandafsluiting en in het jaarwerk, zie de aansluitingen in Maandafsluiting inrichten.
Fase 4: nazorg
- De eerste maandafsluiting in het nieuwe pakket met extra aandacht draaien.
- Verwerkingsregels en automatisering opnieuw opbouwen; verwacht dat de eerste weken meer handwerk kosten.
- Het oude pakket pas opzeggen als de eerste aangifte en afsluiting in het nieuwe pakket goed zijn verlopen.
Bewaarplicht en het oude pakket
De fiscale bewaarplicht van zeven jaar (en tien jaar voor onroerend goed) verdwijnt niet met het oude abonnement. Je moet de oude administratie raadpleegbaar houden, inclusief de digitale bestanden in hun oorspronkelijke vorm. Dat kan op drie manieren: leesrechten bij de oude leverancier voor de bewaartermijn, een volledige export inclusief bijlagen in een geordend eigen archief, of het overzetten van de volledige historie naar het nieuwe pakket. Leg vast waarvoor je kiest en controleer of het echt werkt: een export die niemand kan openen, telt niet. Zie Bewaarplicht administratie voor de volledige eisen.
Cliënten meenemen in de overgang
Voor de cliënt is de overstap geen project maar een verrassing, tenzij je het aankondigt. Drie dingen volstaan meestal:
- Eén bericht vooraf met wat er verandert aan zijn kant: nieuwe inlog, nieuwe app voor bonnen, nieuw mailadres voor facturen. Niet meer dan dat; de rest interesseert hem niet.
- De bankkoppeling als eerste regelen, want die vraagt vaak een handeling van de cliënt zelf en zonder bank staat alles stil.
- De eerste weken actief navragen of het insturen van bonnen en facturen lukt. Een cliënt die twee keer tegen een muur loopt, valt terug op de schoenendoos, en dat gedrag krijg je er maanden niet meer uit.
Kondig ook aan wat de cliënt eraan heeft: snellere verwerking, actuelere cijfers, minder vragen achteraf. Een overgang die alleen als kantoor-interne operatie wordt gebracht, voelt voor de cliënt als gedoe zonder reden. Wil je zien hoe een overstap naar Giroo verloopt en wat er per administratie bij komt kijken, plan dan een demo en neem een eigen auditfile mee.
Inhoudelijk gecontroleerd: augustus 2026.