Bewaarplicht administratie: wat, hoe lang en hoe?
Hoe lang moet je je boekhouding bewaren? Welke documenten vallen onder de bewaarplicht? En mag het digitaal? Alles over de fiscale bewaarplicht voor ondernemers.
Wat is de bewaarplicht?
De fiscale bewaarplicht is de wettelijke verplichting voor ondernemers om hun administratie gedurende een vastgestelde periode te bewaren. In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor de meeste zakelijke documenten, waaronder facturen, bankafschriften, kasadministratie en btw-aangiften. Voor documenten die betrekking hebben op onroerend goed geldt een termijn van tien jaar. De Belastingdienst kan je administratie opvragen bij een controle en als je documenten ontbreken, riskeer je een boete of naheffing. Digitaal bewaren mag, mits de bestanden leesbaar en ongewijzigd blijven gedurende de hele bewaarperiode. Met boekhoudsoftware zoals Giroo worden al je documenten automatisch opgeslagen in de cloud, zodat je altijd aan de bewaarplicht voldoet.
Hoe lang moet je bewaren?
7 jaar: de standaard
De meeste administratieve documenten moet je 7 jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar:
- Inkoopfacturen en verkoopfacturen
- Bankafschriften
- Kasadministratie
- Grootboek en journaalposten
- BTW-aangiften en -overzichten
- Correspondentie over zakelijke transacties
10 jaar: onroerend goed
Voor documenten die betrekking hebben op onroerend goed (aankoop, verbouwing, huur) geldt een bewaarplicht van 10 jaar.
Welke documenten precies?
Verplicht te bewaren
- Facturen (inkoop én verkoop)
- Bankafschriften van alle zakelijke rekeningen
- Kasboek en kassabonnen
- Contracten en overeenkomsten
- Offertes (voor zover ze tot opdrachten leiden)
- Personeelsadministratie (indien van toepassing)
- Voorraadadministratie
- Software en bestanden die nodig zijn om de administratie te lezen
Niet verplicht maar verstandig
- E-mailcorrespondentie met klanten en leveranciers
- Notities en berekeningen bij complexe boekingen
- Backup van je boekhoudsoftware
Digitaal bewaren: mag dat?
Ja, de Belastingdienst accepteert digitale administratie, mits:
- De documenten gedurende de bewaarperiode leesbaar blijven
- De documenten niet gewijzigd kunnen worden (of wijzigingen traceerbaar zijn)
- Je de documenten binnen een redelijke termijn beschikbaar kunt stellen
Let op: originele papieren documenten die je digitaliseert, mag je vernietigen. Maar voor facturen die je digitaal ontvangt, geldt dat je het originele digitale bestand moet bewaren — een uitgeprinte en weer ingescande factuur is niet voldoende.
Tips voor een goede archivering
- Maak maandelijks een backup van je boekhoudsoftware
- Bewaar facturen in PDF-formaat — dit is het meest toekomstbestendig
- Gebruik een logische mappenstructuur — per jaar en per type
- Sla op in de cloud — beschermt tegen brand of diefstal
- Automatiseer waar mogelijk — Giroo slaat al je documenten automatisch op
Lees ook ons artikel over boekhouden voor beginners en hoe je een jaarrekening opstelt.