Werkkostenregeling: controles, fouten en de checklist voor je kantoor

Vrije ruimte 2026, de vierstappentoets en de fouten die je in de praktijk tegenkomt. Inclusief de aangekondigde wijzigingen voor 2027.

Het korte antwoord

De werkkostenregeling toets je in vier stappen: is de vergoeding of verstrekking loon, valt die onder een vrijstelling of een gerichte vrijstelling, is die aangewezen als eindheffingsloon, en past het geheel binnen de vrije ruimte.

Voor 2026 is de vrije ruimte 2,00% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Het kabinet heeft voor 2027 wijzigingen aangekondigd waar je klanten dit najaar op moet wijzen. De aparte vrijstelling voor personeelskorting op eigen producten, nu maximaal € 500 per jaar bij een korting van maximaal 20%, zou per 1 januari 2027 vervallen en opgaan in de vrije ruimte. Over verdere vereenvoudigingen, waaronder het schrappen van de eerste schijf, volgt nog besluitvorming. Behandel deze punten daarom als voorgenomen beleid totdat de wetgeving definitief is.

Wat de WKR regelt

De WKR bepaalt hoe je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers behandelt. In plaats van per vergoeding te bepalen of die belast is, wijs je vergoedingen aan als eindheffingsloon en houd je een collectieve ruimte bij: de vrije ruimte. Wat daarin past, is onbelast voor de werknemer. Wat er niet in past, kost de werkgever eindheffing.

Naast de vrije ruimte bestaan er gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld voor reiskosten, opleiding en bepaalde werkplekvoorzieningen), nihilwaarderingen voor voorzieningen op de werkplek, en zaken die helemaal geen loon zijn.

Vrije ruimte 2026 en de eindheffing

Rekenvoorbeeld bij een fiscale loonsom van € 600.000 in 2026: 2,00% over € 400.000 is € 8.000, plus 1,18% over € 200.000 is € 2.360. De vrije ruimte is dan € 10.360. Wijst de werkgever € 12.000 aan als eindheffingsloon, dan is € 1.640 bovenmatig en kost dat 80% eindheffing, dus € 1.312.

Let op de rekenbasis: de vrije ruimte wordt berekend over de fiscale loonsom van het jaar zelf. Werk daarom met een prognose en een definitieve berekening na het jaar, niet met de loonsom van vorig jaar.

De vierstappentoets

Stap 1: is het loon?

Alles wat een werknemer krijgt uit de dienstbetrekking is in beginsel loon. Een verstrekking die geen verband heeft met de dienstbetrekking valt buiten de WKR, bijvoorbeeld een rouwkrans of een persoonlijke attentie bij bijzondere omstandigheden. Die grens is smaller dan werkgevers denken.

Stap 2: geldt er een vrijstelling of nihilwaardering?

Werkplekvoorzieningen zoals een bureaustoel en de koffie op kantoor zijn op nihil gewaardeerd. Voor reiskosten, opleiding, verhuizing en enkele andere posten gelden gerichte vrijstellingen, elk met eigen voorwaarden en soms een maximum per kilometer of per periode.

Bij gereedschap, computers en telefoons speelt het noodzakelijkheidscriterium: is de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking, dan is die onbelast. De werkgever draagt de kosten van wat noodzakelijk is. Kiest de werknemer zonder zakelijke noodzaak voor een duurdere uitvoering, dan kan een eigen bijdrage voor die meerprijs mogelijk zijn. Is de voorziening niet meer nodig, dan moet de werknemer die teruggeven of de restwaarde vergoeden.

Stap 3: aanwijzen als eindheffingsloon

Wat niet vrijgesteld is, wijs je aan als eindheffingsloon en breng je in de vrije ruimte. Doe je dat niet, dan is het gewoon belast loon van de werknemer, met loonheffingen en gevolgen voor het netto.

Aanwijzen moet uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. Achteraf herstellen kan tot problemen leiden, dus dit is precies het moment om nieuwe vergoedingssoorten te laten beoordelen in plaats van ze door te laten lopen.

Stap 4: past het in de vrije ruimte?

Houd het aangewezen eindheffingsloon gedurende het jaar bij, niet pas in januari. Dan kun je nog bijsturen, bijvoorbeeld bij een geplande personeelsactiviteit in december.

Wat naar verwachting verandert per 2027

Twee wijzigingen om nu al met klanten te bespreken:

De personeelskorting krijgt volgens het aangekondigde plan geen eigen vrijstelling meer. Werkgevers die structureel korting geven op eigen producten, zouden die vanaf 2027 in de vrije ruimte moeten meenemen. Past dat niet en is de korting onderdeel van de arbeidsvoorwaarden of een cao, dan kan de werkgever voor een keuze komen te staan: de arbeidsvoorwaarde aanpassen of 80% eindheffing betalen over het bovenmatige deel.

De vrije ruimte over de eerste € 400.000 gaat volgens het aangekondigde plan naar 2,16%. Dat zou het effect voor kleinere werkgevers verzachten, maar niet noodzakelijk voor werkgevers met een hoge loonsom.

Het kabinet bekijkt bovendien verdere vereenvoudigingen, waaronder het schrappen van de eerste schijf in de vrije ruimte. Daarover valt in augustus 2026 een besluit; controleer de stand van zaken voordat je klanten adviseert over 2027.

Tien fouten die je in de praktijk tegenkomt

1. Vergoeding bruto uitbetaald terwijl die onder een gerichte vrijstelling had gekund.
2. Niet aangewezen als eindheffingsloon, waardoor een vergoeding alsnog belast loon van de werknemer werd.
3. Vrije ruimte berekend over de loonsom van vorig jaar in plaats van het lopende jaar.
4. Concernregeling toegepast zonder de voorwaarden te toetsen bij meerdere vennootschappen.
5. Personeelsfeest op een externe locatie behandeld als werkplekvoorziening.
6. Kerstpakketten niet meegenomen in het aangewezen eindheffingsloon.
7. Eigen bijdrage niet uitgesplitst, terwijl alleen een niet-noodzakelijke meerprijs voor rekening van de werknemer kan komen.
8. Reiskostenvergoeding boven het vrijgestelde bedrag zonder splitsing in een vrijgesteld en een bovenmatig deel.
9. Eindheffing niet in de aangifte verwerkt, of in het verkeerde tijdvak.
10. Eindheffing niet in de jaarrekening verwerkt, waardoor de loonschuld niet aansluit, zie Vennootschapsbelasting voorbereiden.

De jaarlijkse WKR-controle

1. Bepaal de fiscale loonsom van het jaar en bereken de vrije ruimte.
2. Zet alle vergoedingen en verstrekkingen op één lijst, ook die buiten de salarisadministratie zijn betaald.
3. Toets per post: loon, vrijstelling, aangewezen, in de vrije ruimte.
4. Controleer de posten die vaak buiten de loonadministratie lopen: inkoopfacturen voor personeelsuitjes, kerstpakketten, cadeaubonnen, sportabonnementen.
5. Bereken het aangewezen totaal en vergelijk het met de vrije ruimte.
6. Bepaal de eindheffing en verwerk die in de aangifte over het juiste tijdvak.
7. Boek de eindheffing in de administratie en sluit aan met de loonjournaalpost.
8. Leg de berekening en de beoordeling per post vast in het dossier.
9. Bespreek de uitkomst met de werkgever, inclusief wat er volgend jaar anders kan.

Stap 4 levert in de praktijk de meeste correcties op: uitgaven die op een kostenrekening staan en nooit langs de salarisadministratie zijn gegaan. Een vaste controle op die rekeningen bij de maandafsluiting voorkomt een verrassing in januari.

Afspraken met de klant

Maak drie dingen expliciet: dat nieuwe vergoedingen vóór uitbetaling worden gemeld, wie de vrije ruimte gedurende het jaar bijhoudt, en wat er gebeurt als het budget in november al vol is. Zonder die afspraken wordt de WKR-controle een terugkijkoefening in plaats van een instrument om bij te sturen.

Gerichte vrijstellingen: waar de meeste ruimte te winnen valt

Een vergoeding die onder een gerichte vrijstelling valt, gaat niet ten laste van de vrije ruimte. Daar zit dus de eerste winst, nog vóór de vraag of het budget toereikend is. Deze categorieën komen bij vrijwel elke werkgever voor.

Twee praktische controles: kijk of vergoedingen die vrijgesteld hadden kunnen zijn niet onnodig in de vrije ruimte zijn geduwd, en controleer of het bovenmatige deel van een vergoeding wél is gesplitst in plaats van in zijn geheel als vrijgesteld behandeld.

Concernregeling bij meerdere vennootschappen

Werkgevers met meerdere BV's kunnen onder voorwaarden de concernregeling toepassen: dan wordt de vrije ruimte berekend over de gezamenlijke loonsom en mag het bovenmatige deel bij één van de vennootschappen worden aangegeven.

Dat is aantrekkelijk wanneer de ene vennootschap ruimte overhoudt en de andere overschrijdt, maar het is geen vrije keuze. Er gelden voorwaarden aan het belang dat de vennootschappen in elkaar hebben en aan de periode waarover de regeling geldt, en de keuze werkt voor het hele jaar. Toets die voorwaarden per jaar en leg de toets vast, want een concernregeling die niet blijkt te mogen, betekent een naheffing bij meerdere vennootschappen tegelijk.

Vervolgstap

Bekijk hoe Giroo Payroll vergoedingen vastlegt, het aangewezen eindheffingsloon gedurende het jaar bijhoudt en de eindheffing aansluit op de loonaangifte.

Inhoudelijk gecontroleerd: juli 2026. Percentages, bedragen en voorwaarden wijzigen per jaar en de plannen voor 2027 zijn nog in bewerking; toets bedragen bij de Belastingdienst en laat twijfelgevallen beoordelen door een salaris- of fiscaal specialist.

Gerelateerde artikelen

• Loonaangifte corrigeren: fouten herstellen zonder nieuwe problemen
• Salarisadministratie automatiseren: het proces van aanlevering tot verzenden
• BTW-aangifte doen: compleet stappenplan voor ondernemers

Terug naar de kennisbank