Vennootschapsbelasting voorbereiden: checklist voor het dossier
Welke stukken, aansluitingen en afwegingen horen in het vpb-dossier? Tarieven 2026, de posten waar correcties vandaan komen en een complete dossierchecklist.
Het korte antwoord
Een vpb-dossier is pas compleet als drie dingen kloppen: de jaarrekening is gecontroleerd en aangesloten, de weg van commercieel naar fiscaal resultaat is per correctie onderbouwd, en de gemaakte keuzes zijn vastgelegd met de reden erbij. Die derde is het meest verwaarloosd en kost het volgende jaar het meeste tijd.
Voor 2026 geldt een tarief van 19% over de eerste € 200.000 winst en 25,8% over het meerdere. Dat maakt de grens rond € 200.000 een aandachtspunt bij de planning van de aangifte en de voorlopige aanslag.
Tarieven en tijdlijn
| Onderdeel | 2026 |
|---|---|
| Tarief eerste schijf | 19% tot en met € 200.000 winst |
| Tarief tweede schijf | 25,8% boven € 200.000 |
| Aangifte boekjaar gelijk aan kalenderjaar | Vóór 1 juni van het volgende kalenderjaar; uitstel is mogelijk |
| Voorlopige aanslag | Gedurende het jaar, aan te passen zodra de verwachting wijzigt |
Controleer de exacte aangifte- en uitsteldata per jaar bij de Belastingdienst, en houd rekening met afwijkende boekjaren in je planning.
Wat er in het dossier hoort
Basis
- Vastgestelde of concept-jaarrekening met toelichting.
- Kolommenbalans en grootboekmutaties over het boekjaar.
- Aansluiting tussen jaarrekening en administratie, zonder onverklaarde verschillen.
- Openingsbalans die aansluit op de eindbalans van vorig jaar, inclusief fiscale balansposten.
Fiscaal
- Aansluiting commercieel resultaat naar fiscaal resultaat, per correctie onderbouwd.
- Fiscale balans met afwijkende waarderingen ten opzichte van de commerciële balans.
- Overzicht verliesverrekening en verrekenbare bedragen uit eerdere jaren.
- Deelnemingen en de toepassing van de deelnemingsvrijstelling.
- Fiscale eenheid: samenstelling, ingangsdatum en onderlinge verhoudingen.
Onderbouwing per post
- Investeringen met datum ingebruikname, afschrijvingsmethode en eventuele investeringsaftrek.
- Voorzieningen met de berekening en de reden dat de voorziening nodig is.
- Rekening-courantverhoudingen met de aandeelhouder, met rente en aflossingsafspraken.
- Gemengde kosten en de toegepaste aftrekbeperking.
- Personeelskosten inclusief de eindheffing werkkostenregeling, zie Werkkostenregeling: controles en veelgemaakte fouten.
Verantwoording
- Wie de aangifte opstelde en wie reviewde, met datum.
- Vastlegging van gemaakte keuzes en van standpunten waarover discussie mogelijk is.
- Kopie van de verzonden aangifte en van de ontvangen aanslagen.
Van commercieel naar fiscaal resultaat
De aansluiting is het hart van het dossier. Werk met een vast overzicht waarin elke correctie een regel is met een verwijzing naar de onderbouwing.
| Soort correctie | Voorbeelden | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Niet of beperkt aftrekbare kosten | Gemengde kosten, boetes, bepaalde representatie | Percentage en drempel per jaar controleren |
| Afwijkende afschrijving | Beperkingen bij gebouwen, willekeurige afschrijving | Datum ingebruikname en grondslag |
| Investeringsregelingen | Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, energie- en milieuregelingen | Aanmeldtermijnen en voorwaarden |
| Waardering | Voorraad, onderhanden werk, voorzieningen | Consistentie met vorig jaar |
| Deelnemingen | Deelnemingsvrijstelling, resultaat deelneming | Documentatie van het belang |
| Rente en financiering | Renteaftrekbeperkingen, rekening-courant | Zakelijkheid van voorwaarden |
Wijzigingen in percentages en drempels zijn de plek waar oude dossiers stil verouderen. Neem in het reviewproces daarom expliciet op dat de gebruikte percentages voor het betreffende jaar zijn gecontroleerd.
Posten waar de meeste correcties vandaan komen
Rekening-courant met de aandeelhouder. Groeiende schuld zonder aflossing, geen of een onzakelijke rente, en geen vastlegging van afspraken.
Investeringen laat in het jaar. Datum van ingebruikname bepaalt de afschrijving en soms het recht op een regeling; een factuurdatum in december zegt niets over ingebruikname.
Voorzieningen die blijven staan. Een voorziening waar niemand meer de onderbouwing van kent, is een discussiepunt bij een controle.
Onderhanden werk. Verschillen in waardering tussen commercieel en fiscaal, vaak zonder aansluiting.
Personeel en de WKR. De eindheffing die in de loonadministratie is aangegeven, maar in de jaarrekening niet is verwerkt of omgekeerd.
Keuzes die je vastlegt
Bij vrijwel elk dossier maak je keuzes die volgend jaar niemand meer kan reconstrueren zonder vastlegging: welke afschrijvingsmethode is gekozen en waarom, waarom een voorziening op dit bedrag is gewaardeerd, waarom een kostenpost wel of niet is gecorrigeerd, en welk standpunt is ingenomen bij een onduidelijke post.
Leg per keuze drie dingen vast: het gekozen standpunt, de reden, en de bron of het overleg waarop het is gebaseerd. Dat is dezelfde logica als bij je controlespoor, zie Audittrail.
Voorlopige aanslag en betaling
Een voorlopige aanslag die niet meebeweegt met het resultaat levert twee problemen op: onnodige belastingrente bij te laag, en onnodige liquiditeitsdruk bij te hoog. Bouw daarom twee vaste momenten in: een tussentijdse toets halverwege het jaar en een toets bij de laatste maandafsluiting van het boekjaar, met de vraag of de voorlopige aanslag nog past bij de verwachting.
Deze toets is alleen zinvol als de tussentijdse cijfers betrouwbaar zijn, zie Maandafsluiting inrichten.
Dossierchecklist
- Jaarrekening en administratie sluiten aan, verschillen verklaard.
- Openingsbalans sluit aan op vorig jaar, inclusief fiscale posten.
- Aansluiting commercieel naar fiscaal compleet, elke correctie onderbouwd.
- Percentages en drempels van het betreffende jaar gecontroleerd.
- Verliesverrekening bijgewerkt.
- Investeringen getoetst op ingebruikname en regelingen.
- Voorzieningen opnieuw beoordeeld en onderbouwd.
- Rekening-courant beoordeeld op zakelijkheid en vastgelegd.
- WKR-eindheffing verwerkt en aangesloten met de loonadministratie.
- Keuzes en standpunten vastgelegd met reden en datum.
- Voorlopige aanslag getoetst aan het verwachte resultaat.
- Review uitgevoerd door een tweede persoon, met datum.
Overdracht naar het volgende jaar
Sluit het dossier af met een korte overdrachtsnotitie: welke posten volgend jaar aandacht vragen, welke standpunten opnieuw beoordeeld moeten worden en welke vragen open bleven. Dat is de goedkoopste manier om volgend jaar niet opnieuw te beginnen.
Fiscale eenheid: extra aandachtspunten
Bij een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting worden de resultaten van de dochters toegerekend aan de moeder. Vier punten die in de praktijk tot navragen leiden.
Samenstelling en data. Leg vast welke vennootschappen wanneer tot de eenheid zijn toegetreden of eruit zijn gegaan. Een toetreding halverwege het jaar splitst het boekjaar fiscaal.
Onderlinge verhoudingen. Vorderingen, schulden en onderlinge transacties moeten elimineren. Een verschil in de onderlinge rekening-courant tussen twee vennootschappen is een klassieke oorzaak van een niet-sluitende aansluiting.
Verliezen van vóór de eenheid. Voorvoegingsverliezen zijn beperkt verrekenbaar en horen apart bijgehouden te worden, per vennootschap.
Tariefeffect. Omdat de eerste schijf van 19% één keer per belastingplichtige geldt, heeft de keuze voor een fiscale eenheid tariefgevolgen. Dat is een afweging die je vastlegt met de reden erbij, niet een gegeven dat je overneemt uit vorig jaar.
Wanneer je een fiscalist erbij haalt
Niet elk dossier vraagt specialistische kennis, maar deze situaties wel: een reorganisatie of overname in het boekjaar, de toepassing van de deelnemingsvrijstelling bij een bijzonder belang, renteaftrekbeperkingen bij financiering binnen de groep, een innovatiebox, grensoverschrijdende activiteiten, en elke situatie waarin je een standpunt inneemt dat verdedigd moet kunnen worden.
Leg in die gevallen niet alleen de uitkomst vast, maar ook de vraag die is gesteld en de feiten waarop het antwoord is gebaseerd. Een advies zonder de bijbehorende feiten is volgend jaar niet meer bruikbaar.
Vijf fouten die het dossier duur maken
- Percentages van vorig jaar hergebruiken in de fiscale correcties, zonder controle op wijzigingen.
- Openingsbalans niet aansluiten op de fiscale eindbalans van vorig jaar, waardoor het verschil elk jaar meeschuift.
- Keuzes niet vastleggen, waardoor een opvolger de behandeling niet kan verklaren.
- WKR-eindheffing vergeten in de jaarrekening terwijl die in de loonaangifte wel is afgedragen.
- Voorlopige aanslag niet bijstellen na een goed of slecht jaar, met belastingrente of liquiditeitsdruk als gevolg.
Vervolgstap
Bekijk hoe Giroo Tax het dossier opbouwt vanuit dezelfde administratie als de boekhouding, zodat aansluitingen niet handmatig gereconstrueerd hoeven te worden.
Inhoudelijk gecontroleerd: juli 2026. Tarieven, drempels en aftrekbeperkingen wijzigen per jaar en de fiscale beoordeling hangt af van de feiten; laat standpunten beoordelen door een fiscalist.